Una fattura emessa a marzo che nessuno ha mai incassato. Un fornitore che ti chiama perché il bonifico non è arrivato. Una rata che scopri solo quando la vedi addebitata sul conto. Se lavori da solo o hai una piccola struttura, queste situazioni ti suonano familiari.
Il problema quasi mai è la mancanza di soldi o di voglia. È che le scadenze sono tante, sparse in posti diversi (email, gestionale, estratto conto, memoria) e nessuno le guarda tutte insieme.
Lo strumento che risolve questo problema esiste da sempre e si chiama scadenzario. In questo articolo ti spiego cos’è, cosa deve contenere e come usarlo ogni settimana, senza trasformarlo in un altro lavoro.
Cos’è uno scadenzario e a cosa serve
Lo scadenzario è un elenco ordinato per data di tutti i soldi che devi incassare e di tutti quelli che devi pagare. Per ogni voce ti dice chi, quanto, entro quando e a che punto sei.
Non è un registro obbligatorio e non sostituisce la contabilità tenuta dal commercialista. È uno strumento di gestione interno, pensato per te: ti serve per sapere in ogni momento cosa sta per scadere e cosa è già scaduto.
In pratica uno scadenzario tenuto bene ti permette di:
- incassare in tempo, perché ti accorgi subito di una fattura non pagata;
- pagare i fornitori senza ritardi (e senza pagare due volte la stessa fattura);
- sapere quanta liquidità avrai nelle prossime settimane, prima di prendere un impegno;
- smettere di affidarti alla memoria, che con decine di fatture al mese non basta più.
Nel mio lavoro ho visto aziende di settori diversissimi, e la differenza tra chi ha le scadenze sotto controllo e chi no raramente dipende dal fatturato. Dipende quasi sempre dall’avere, oppure no, uno scadenzario aggiornato.
Scadenzario clienti e scadenzario fornitori: le differenze
Lo scadenzario ha due facce, e conviene tenerle separate.
Scadenzario clienti (o scadenzario attivo). Raccoglie le fatture che hai emesso e che devi ancora incassare. Ti serve per capire chi deve pagarti, entro quando, e chi è già in ritardo. È il punto di partenza di ogni sollecito.
Scadenzario fornitori (o scadenzario passivo). Raccoglie le fatture ricevute e tutte le uscite programmate: fornitori, canoni, rate, abbonamenti. Ti serve per organizzare i pagamenti e per non trovarti a fine mese con più uscite di quante ne avevi previste.
| Scadenzario clienti | Scadenzario fornitori | |
|---|---|---|
| Cosa contiene | Fatture emesse da incassare | Fatture ricevute e uscite programmate |
| Domanda a cui risponde | Chi mi deve pagare e quando? | Chi devo pagare e quando? |
| Azione tipica | Sollecito di pagamento | Bonifico o pagamento programmato |
| Rischio se manca | Crediti dimenticati, liquidità che non entra | Ritardi, more, fornitori insoddisfatti |
Guardati insieme, i due scadenzari ti danno un’informazione che da soli non danno: quanta liquidità entrerà e uscirà nelle prossime settimane.
Cosa deve contenere uno scadenzario
Non servono decine di colonne. Servono poche informazioni, sempre compilate. Queste sono quelle che uso io:
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Cliente o fornitore | Sapere subito chi contattare |
| Numero e data del documento | Ritrovare la fattura in pochi secondi |
| Importo | Avere chiaro quanto entra o esce |
| Data di scadenza | Il campo su cui ordinare tutto l’elenco |
| Modalità di pagamento | Bonifico, RiBa, carta, addebito diretto: cambia il modo in cui controlli |
| Stato | Da incassare / da pagare, pagato, scaduto |
| Data di pagamento effettiva | Capire chi paga puntuale e chi no |
| Note | Solleciti inviati, accordi presi, rateizzazioni |
Due accorgimenti che fanno la differenza:
- se una fattura si paga a rate, inserisci una riga per ogni rata, ognuna con la sua scadenza;
- non cancellare le righe pagate, cambia solo lo stato: lo storico ti serve per capire come pagano i tuoi clienti e per fare i controlli di fine mese.
Come usare lo scadenzario: la routine settimanale e mensile
Uno scadenzario funziona solo se lo guardi con regolarità. La buona notizia è che bastano pochi minuti a settimana, se li fissi sempre nello stesso giorno.
Ogni settimana (15-20 minuti)
- Inserisci le fatture emesse e ricevute negli ultimi giorni.
- Controlla il conto e segna come pagate le voci incassate o saldate.
- Guarda le scadenze dei prossimi sette giorni e programma i pagamenti.
- Segna come scadute le fatture clienti non incassate e decidi chi sollecitare.
Ogni mese (30-45 minuti)
- Confronta lo scadenzario con l’estratto conto, voce per voce. È quella che si chiama riconciliazione bancaria.
- Fai il punto sui crediti scaduti da più di 30 giorni e decidi come procedere.
- Guarda le uscite del mese successivo e confrontale con gli incassi previsti.
Quale strumento usare? Per iniziare va benissimo un foglio Excel o Google Sheets con le colonne che ti ho elencato sopra. Molti software di fatturazione hanno uno scadenzario integrato, utile perché si aggiorna con le fatture emesse. Lo strumento conta meno dell’abitudine: uno scadenzario semplice e aggiornato vale più di un gestionale che nessuno apre.
Se vuoi partire subito senza costruire il file da zero, puoi richiedere gratuitamente il Kit Scadenzario di Amministria: registri clienti e fornitori e vedi a colpo d’occhio cosa hai da incassare, cosa da pagare e cosa è già scaduto, con un semaforo automatico e un cruscotto che fa i totali da solo.
Gli errori più comuni
Quasi sempre lo scadenzario non funziona per uno di questi motivi:
- Aggiornarlo “quando c’è tempo”. Uno scadenzario vecchio di un mese è peggio di nessuno scadenzario, perché ti dà una sicurezza che non hai.
- Mescolare clienti e fornitori in un unico elenco senza un modo rapido per distinguerli.
- Segnare solo la scadenza e non il pagamento effettivo. Così non sai mai se un cliente paga puntuale o sempre con 20 giorni di ritardo.
- Lasciare le scadenze in posti diversi: un po’ nel gestionale, un po’ nelle email, un po’ in un’agenda. Lo scadenzario deve essere uno solo.
- Rimandare i solleciti. Più tempo passa dalla scadenza, più diventa difficile (e imbarazzante) chiedere il pagamento.
Quando conviene delegare lo scadenzario
Tenere lo scadenzario non è difficile. Il problema è che richiede costanza, e la costanza è proprio quello che manca quando sei sommerso dal lavoro vero: clienti, consegne, cantieri, progetti.
Se ti riconosci in almeno una di queste situazioni, probabilmente è il momento di affidarlo a qualcun altro:
- ti accorgi delle fatture non pagate solo quando controlli il conto;
- rimandi i solleciti perché non hai voglia di scriverli;
- hai pagato in ritardo un fornitore (o due volte la stessa fattura);
- il venerdì sera ti trovi ancora a sistemare fatture e bonifici.
Con il servizio di supporto amministrativo di Amministria mi occupo io di scadenzario clienti e fornitori, solleciti, pagamenti e incassi, da remoto e con i tempi concordati. Tu ricevi un quadro chiaro di cosa è entrato, cosa deve entrare e cosa c’è da pagare, senza doverci pensare ogni settimana.
Se vuoi capire meglio come lavora un assistente amministrativo e in cosa si differenzia dal commercialista, ne ho parlato in un articolo dedicato. Oppure fissiamo una call conoscitiva gratuita e vediamo insieme da dove partire.
Nota: Amministria si occupa della parte organizzativa e gestionale delle attività amministrative. Per gli aspetti fiscali e contabili fa sempre riferimento il tuo commercialista.
Domande frequenti
No. Non è un registro previsto dalla legge, è uno strumento di gestione interno. Proprio per questo molti freelance e piccole imprese non lo tengono, e se ne accorgono quando i problemi di incasso sono già arrivati.
Lo scadenzario guarda avanti: ti dice cosa devi incassare e pagare. La prima nota guarda indietro: registra le entrate e le uscite che sono già avvenute. Usati insieme ti danno un quadro completo.
Di solito no. Il commercialista si occupa degli adempimenti fiscali e delle relative scadenze. Lo scadenzario clienti e fornitori riguarda invece la gestione quotidiana dei tuoi incassi e pagamenti, ed è un’attività che puoi tenere tu o delegare a un’assistente amministrativa.
Per la maggior parte delle piccole attività sì. L’importante è che sia uno solo, sempre aggiornato e che contenga i campi essenziali che trovi più sopra.
