Fine mese. Sulla scrivania c’è una busta di scontrini, nella casella email l’estratto conto da scaricare e il commercialista che ti chiede “mi mandi la prima nota?”. E tu ti ritrovi a ricostruire trenta giorni di entrate e uscite, cercando di ricordare a cosa si riferiva quel bonifico del 12.
Se ti è capitato almeno una volta, questo articolo fa per te. La prima nota è uno degli strumenti più semplici dell’amministrazione, ma anche uno dei più trascurati. Vediamo cos’è, a cosa serve davvero e chi dovrebbe occuparsene.
Cos’è la prima nota
La prima nota è il registro in cui annoti, giorno per giorno, tutte le entrate e le uscite di denaro della tua attività: incassi, pagamenti, prelievi, versamenti, piccole spese.
Si chiama “prima” perché è la prima registrazione di un movimento, fatta appena avviene. Da qui il commercialista ricava poi le scritture contabili vere e proprie. Non è uno dei libri contabili obbligatori: è uno strumento di supporto, ma è quello che rende il lavoro di tutti più ordinato e veloce.
A cosa serve la prima nota
Tenere una prima nota aggiornata ti permette di:
- sapere in ogni momento quanto hai in cassa e in banca, senza aspettare l’estratto conto;
- consegnare al commercialista dati già ordinati, invece di una busta di documenti da interpretare;
- tenere sotto controllo le spese e accorgerti subito di uscite che non ti tornano;
- avere una base affidabile per i controlli di fine mese e per le previsioni sulle settimane successive.
Prima nota cassa e prima nota banca
Di solito la prima nota si divide in due parti, perché il denaro si muove su due canali diversi:
| Prima nota cassa | Prima nota banca | |
|---|---|---|
| Cosa registra | Movimenti in contanti | Movimenti sul conto corrente |
| Esempi | Piccole spese, incassi in contanti, prelievi | Bonifici, RiBa, addebiti, commissioni, F24 |
| Saldo | Deve corrispondere ai contanti presenti | Deve corrispondere all’estratto conto |
Quando sposti denaro da un canale all’altro, per esempio versi in banca dei contanti, il movimento compare in entrambe: come uscita nella cassa e come entrata nella banca.
Cosa scrivere in prima nota
Ogni riga corrisponde a un movimento. Le colonne essenziali sono poche:
| Colonna | Cosa indicare |
|---|---|
| Data | Il giorno in cui il denaro è entrato o uscito |
| Descrizione | Cosa è successo, in modo che sia chiaro anche tra sei mesi |
| Documento | Numero di fattura, scontrino o ricevuta di riferimento |
| Causale | Una categoria: vendite, fornitori, utenze, imposte, ecc. |
| Entrate | L’importo incassato |
| Uscite | L’importo pagato |
| Saldo | Il totale aggiornato dopo ogni movimento |
La regola d’oro è una sola: ogni movimento deve avere un documento collegato. Se non c’è, va annotato il motivo, così il commercialista non deve chiederti spiegazioni.
Prima nota e scadenzario: che differenza c’è
Spesso vengono confusi, ma guardano in due direzioni opposte. Lo scadenzario guarda avanti: ti dice cosa devi ancora incassare e pagare. La prima nota guarda indietro: registra quello che è già successo.
Usati insieme funzionano benissimo: quando un incasso o un pagamento previsto nello scadenzario avviene davvero, lo segni come pagato nello scadenzario e lo registri in prima nota. Così i due strumenti si controllano a vicenda.
Chi si occupa della prima nota
Il commercialista la riceve, ma quasi mai la compila. La prima nota nasce dentro l’attività, perché è lì che si conoscono i movimenti e i documenti. Di solito se ne occupa il titolare, oppure una persona dell’amministrazione.
Per chi lavora da solo è spesso l’attività che si rimanda di più. Ed è proprio uno dei compiti che può svolgere un assistente amministrativo: registrare i movimenti con regolarità, archiviare i documenti e consegnare al commercialista un file pulito, nei tempi richiesti.
Gli errori più comuni
- Compilarla una volta al mese, ricostruendo tutto a memoria.
- Registrare movimenti senza documento, o con descrizioni come “pagamento” o “varie”.
- Dimenticare le piccole uscite automatiche, come commissioni bancarie e canoni.
- Non controllare il saldo con i contanti presenti e con l’estratto conto.
- Mescolare spese personali e spese dell’attività nello stesso conto senza annotarlo.
Un modello pronto per iniziare
Se vuoi iniziare con un file già impostato, puoi richiedere gratuitamente il Kit Prima Nota di Amministria: prima nota cassa e banca con il saldo che si aggiorna da solo, causali già pronte e un esempio compilato da cui prendere spunto.
Quando conviene delegare la prima nota
La prima nota non è difficile, ma richiede costanza: poco tempo ogni settimana per non trovarsi con un mese intero da ricostruire.
Con il servizio di supporto amministrativo di Amministria, nella versione Plus, mi occupo io della prima nota e dei contatti con il tuo commercialista: registro i movimenti, raccolgo i documenti e preparo tutto quello che gli serve. Se vuoi capire se fa al caso tuo, fissiamo una call conoscitiva gratuita.
Nota: Amministria si occupa della parte organizzativa e gestionale delle attività amministrative. Per gli aspetti fiscali e contabili fa sempre riferimento il tuo commercialista.
Domande frequenti
No, non è uno dei libri contabili obbligatori. È uno strumento di supporto che rende più semplice e preciso il lavoro del commercialista, ed è molto utile anche per tenere sotto controllo la liquidità.
La prima nota registra i movimenti di denaro in ordine cronologico, con entrate e uscite. La partita doppia è il metodo con cui il commercialista registra ogni operazione in contabilità, in dare e avere. La prima nota è il punto di partenza da cui si ricavano poi le scritture in partita doppia.
L’ideale è una volta a settimana. Aspettare la fine del mese significa ricostruire i movimenti a memoria, con il rischio di dimenticare qualcosa.
Il regime forfettario non prevede la tenuta delle scritture contabili, ma tenere traccia di entrate e uscite resta utile per controllare la liquidità e avere i dati pronti quando servono. Per gli aspetti fiscali confrontati sempre con il tuo commercialista.
