Sapere cos’è la prima nota è un conto. Compilarla bene, riga dopo riga, è un altro. Le domande arrivano quasi sempre al momento di scrivere: cosa metto nella descrizione? Come registro un versamento? E se il saldo non torna?
In questo articolo ti mostro un esempio pratico di prima nota, sia cassa sia banca, con un mese di movimenti di una piccola attività. Se ti serve prima un ripasso su cos’è e a cosa serve, parti dalla guida su cos’è la prima nota e chi se ne occupa.
Prima di iniziare: le regole di base
- Una riga per ogni movimento, anche se piccolo.
- Ordine cronologico: si registra nel giorno in cui il denaro entra o esce, non quando arriva la fattura.
- Un documento per ogni riga: fattura, scontrino, ricevuta o contabile bancaria.
- Il saldo si aggiorna a ogni movimento: saldo precedente più entrate, meno uscite.
Esempio di prima nota cassa
La prima nota cassa registra solo i movimenti in contanti. Partiamo da un saldo iniziale di 150 euro, cioè i contanti presenti in cassa il primo giorno del mese.
| Data | Descrizione | Documento | Causale | Entrate | Uscite | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/10 | Saldo iniziale | 150,00 € | ||||
| 02/10 | Acquisto cancelleria | Scontrino 0458 | Spese ufficio | 23,50 € | 126,50 € | |
| 05/10 | Incasso in contanti cliente Verdi | Fattura 12 | Vendite | 80,00 € | 206,50 € | |
| 09/10 | Carburante auto aziendale | Scontrino 1120 | Spese auto | 40,00 € | 166,50 € | |
| 15/10 | Versamento contanti in banca | Distinta versamento | Giroconto | 100,00 € | 66,50 € |
Alla fine del periodo il saldo della prima nota, 66,50 euro, deve corrispondere ai contanti effettivamente presenti. Se non torna, c’è un movimento dimenticato o registrato male.
Esempio di prima nota banca
La prima nota banca registra tutto quello che passa dal conto corrente. Il saldo iniziale è quello dell’estratto conto all’inizio del mese.
| Data | Descrizione | Documento | Causale | Entrate | Uscite | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/10 | Saldo iniziale | Estratto conto | 2.300,00 € | |||
| 03/10 | Bonifico da Studio Rossi | Fattura 10 | Vendite | 1.220,00 € | 3.520,00 € | |
| 07/10 | RiBa fornitore Alfa Srl | Fattura 245 | Fornitori | 610,00 € | 2.910,00 € | |
| 10/10 | Canone software gestionale | Fattura 3311 | Servizi | 36,60 € | 2.873,40 € | |
| 15/10 | Versamento contanti | Distinta versamento | Giroconto | 100,00 € | 2.973,40 € | |
| 16/10 | Pagamento F24 | Quietanza F24 | Imposte | 420,00 € | 2.553,40 € | |
| 31/10 | Commissioni bancarie | Estratto conto | Spese bancarie | 4,50 € | 2.548,90 € |
Nota il versamento del 15/10: compare come uscita nella cassa e come entrata nella banca. Non è un costo né un ricavo, è solo denaro che cambia posto. Per questo si usa una causale dedicata, come “giroconto”.
Come controllare che sia tutto giusto
Una prima nota è utile solo se è corretta. A fine mese bastano tre controlli:
- Confronta il saldo banca con l’estratto conto. Devono coincidere. Se c’è differenza, cerca movimenti mancanti, come commissioni o addebiti automatici.
- Conta i contanti. Il saldo cassa deve corrispondere a quello che hai realmente.
- Verifica che ogni riga abbia il suo documento. Quelli mancanti vanno recuperati prima di consegnare tutto al commercialista.
Ti accorgerai che molti movimenti della prima nota banca corrispondono a voci del tuo scadenzario: il bonifico di Studio Rossi era un incasso previsto, la RiBa di Alfa Srl un pagamento in scadenza. Quando li registri, ricordati di segnarli come pagati anche lì.
Gli errori da evitare
- Descrizioni generiche come “pagamento” o “varie”: tra tre mesi nessuno saprà a cosa si riferivano.
- Registrare la data della fattura invece di quella del movimento di denaro.
- Dimenticare i giroconti, o registrarli solo da una parte.
- Saltare le piccole spese: sono poche euro, ma alla fine del mese il saldo non torna.
Il modello pronto da usare
L’esempio che hai visto è costruito sulla stessa struttura del Kit Prima Nota di Amministria, che puoi richiedere gratuitamente: prima nota cassa e banca con il saldo che si calcola da solo, causali già pronte e un esempio compilato. Ti basta inserire i tuoi movimenti.
Se preferisci non pensarci
Registrare i movimenti, raccogliere i documenti, fare i controlli di fine mese: sono attività semplici, ma vanno fatte con regolarità. Con il servizio di supporto amministrativo di Amministria, nella versione Plus, me ne occupo io e preparo per il tuo commercialista una prima nota completa e già controllata. Se vuoi parlarne, fissiamo una call conoscitiva gratuita.
Nota: Amministria si occupa della parte organizzativa e gestionale delle attività amministrative. Per gli aspetti fiscali e contabili fa sempre riferimento il tuo commercialista.
Domande frequenti
La data in cui il denaro è effettivamente entrato o uscito. Per la banca è la data del movimento sull’estratto conto, per la cassa il giorno in cui hai pagato o incassato i contanti.
Come un giroconto: uscita nella prima nota banca ed entrata nella prima nota cassa, con lo stesso importo e la stessa data.
Confronta le righe una per una con l’estratto conto. Di solito la differenza dipende da un movimento dimenticato, come commissioni o addebiti automatici, oppure da un importo scritto male.
Per una piccola attività un foglio Excel ben impostato è più che sufficiente. L’importante è che il saldo si calcoli in automatico e che il file venga aggiornato ogni settimana.
