Il lavoro è consegnato, il cliente è soddisfatto, la fattura è partita. Poi passano trenta giorni, sessanta, e il pagamento non arriva. Nel frattempo tu sei già sul progetto successivo e quella fattura scivola in fondo ai pensieri.
Succede a tutti, soprattutto a chi lavora da solo. Il motivo non è la distrazione: è che nessuno sta guardando i crediti in modo sistematico. E un credito che nessuno guarda è un credito che si incassa tardi, oppure mai.
Lo strumento per evitarlo è lo scadenzario clienti. Se non sai ancora cos’è uno scadenzario in generale, parti dalla guida su cos’è lo scadenzario e come usarlo.
Cos’è lo scadenzario clienti
Lo scadenzario clienti (chiamato anche scadenzario attivo) è l’elenco di tutte le fatture che hai emesso e non hai ancora incassato, ordinate per data di scadenza.
A differenza dell’elenco delle fatture emesse, che ti dice cosa hai fatturato, lo scadenzario ti dice cosa ti devono ancora pagare, entro quando e chi è già in ritardo. È una differenza piccola sulla carta, ma enorme nella pratica: puoi avere un ottimo fatturato e allo stesso tempo il conto in rosso, se gli incassi arrivano tardi.
Uno scadenzario clienti tenuto bene ti serve per:
- sapere in ogni momento quanto devi incassare e in quali settimane;
- accorgerti di un ritardo il giorno dopo la scadenza, non due mesi dopo;
- capire quali clienti pagano puntuali e quali no, e regolarti di conseguenza;
- avere sotto mano tutte le informazioni quando devi scrivere un sollecito.
Come impostare lo scadenzario clienti
Puoi usare un foglio Excel, Google Sheets o lo scadenzario del tuo software di fatturazione. Se non vuoi costruirlo da zero, puoi richiedere gratuitamente il Kit Scadenzario, già impostato per clienti e fornitori. L’importante è che ogni riga contenga sempre le stesse informazioni. Ecco un esempio di come si presenta:
Qualche regola pratica:
- inserisci la fattura nello scadenzario il giorno stesso in cui la emetti, non a fine mese;
- la scadenza va calcolata sui termini di pagamento concordati con il cliente (a vista, 30 giorni, fine mese), non su una regola generica;
- se il cliente paga a rate, una riga per ogni rata;
- quando arriva il pagamento, non cancellare la riga: cambia lo stato e segna la data effettiva di incasso.
Come leggere lo scadenzario: stati e anzianità dei crediti
Uno scadenzario serve a poco se ti limiti a compilarlo. Il valore sta nel guardarlo con le domande giuste.
La prima cosa da tenere sempre aggiornata è lo stato di ogni fattura. Ne bastano tre:
- Da incassare: la scadenza non è ancora arrivata;
- Scaduta: la data è passata e il pagamento non c’è;
- Incassata: il pagamento è arrivato ed è stato verificato sul conto.
La seconda è l’anzianità dei crediti scaduti, cioè da quanti giorni una fattura aspetta di essere pagata. Raggruppare le fatture scadute per fasce ti dice subito dove intervenire:
| Scaduta da | Cosa significa | Cosa fare |
|---|---|---|
| 1-15 giorni | Spesso è una dimenticanza | Promemoria gentile |
| 16-30 giorni | Il ritardo inizia a pesare | Sollecito scritto |
| 31-60 giorni | Possibile difficoltà del cliente | Telefonata e accordo su una data |
| Oltre 60 giorni | Credito a rischio | Valutare con il commercialista o un legale |
Più un credito invecchia, più diventa difficile incassarlo. Ecco perché il controllo va fatto ogni settimana, non quando ti accorgi che sul conto mancano soldi.
Dalla scadenza al sollecito: la sequenza da seguire
Il momento più delicato è quando una fattura passa da “da incassare” a “scaduta”. Molti a quel punto aspettano, per non sembrare insistenti. In realtà un sollecito tempestivo e cortese è professionale, e quasi sempre risolve il problema.
Questa è la sequenza che ti consiglio:
- Prima di sollecitare, verifica. Controlla il conto: a volte il pagamento è arrivato con una causale incompleta e non l’hai riconosciuto.
- Pochi giorni dopo la scadenza, un promemoria. Un’email breve e cordiale, con numero e importo della fattura e la fattura in allegato.
- Dopo un paio di settimane, un sollecito scritto. Più formale, con la richiesta di una data di pagamento precisa.
- Se non arriva risposta, una telefonata. Spesso sblocca la situazione meglio di un’altra email, e ti permette di concordare un piano di rientro.
- Annota tutto nello scadenzario. Data di ogni contatto e risposta ricevuta: ti serve per sapere a che punto sei e, se necessario, per passare la pratica a un professionista.
Per non dover scrivere ogni volta da capo promemoria e solleciti, nel Kit Solleciti di Pagamento trovi tre lettere pronte, dal promemoria gentile all’ultimo avviso, in versione email e lettera.
Come prevenire i ritardi già dal preventivo
Lo scadenzario ti aiuta a gestire i ritardi. Ma molti ritardi si possono evitare prima ancora di emettere la fattura.
- Scrivi i termini di pagamento nel preventivo, in modo chiaro: modalità, scadenza, eventuale acconto.
- Chiedi un acconto sui lavori lunghi o sui clienti nuovi.
- Riporta in fattura le coordinate corrette e la scadenza, così il cliente non ha scuse.
- Fattura subito, appena il lavoro è concluso o al raggiungimento della fase concordata. Una fattura emessa in ritardo è un incasso che arriva in ritardo.
- Tieni conto dello storico: se un cliente paga sempre a 90 giorni, quando gli fai il prossimo preventivo saprai già come muoverti.
Se vuoi un modello già impostato, nel Kit Preventivo trovi un file Excel con totali, sconto e IVA che si calcolano da soli, più la lettera da inviare al cliente: ti basta aggiungere i tuoi termini di pagamento.
Delegare la gestione dei crediti
Controllare lo scadenzario, verificare gli incassi, scrivere i solleciti: sono attività semplici, ma richiedono tempo e costanza ogni settimana. E chiedere soldi ai propri clienti, diciamolo, non piace a nessuno.
È proprio una delle attività che si delegano più volentieri. Con il servizio di supporto amministrativo di Amministria mi occupo io di scadenzario clienti, verifica degli incassi e solleciti, con il tono che concordiamo insieme. Tu sai sempre chi ha pagato e chi no, senza dover rincorrere nessuno.
La stessa attenzione serve anche sul lato delle uscite: se vuoi completare il quadro, leggi come organizzare lo scadenzario fornitori e i pagamenti. Oppure fissiamo una call conoscitiva gratuita e vediamo insieme da dove partire.
Nota: Amministria si occupa della parte organizzativa e gestionale delle attività amministrative. Per il recupero crediti in via legale o per gli aspetti fiscali fa sempre riferimento a un professionista abilitato.
Domande frequenti
Le nuove fatture vanno inserite appena emesse. Il controllo degli incassi e delle fatture scadute va fatto almeno una volta a settimana.
Nessuna, sono due nomi per lo stesso strumento. “Attivo” perché riguarda i crediti, cioè i soldi che devono entrare.
Nelle transazioni commerciali tra imprese, il D.Lgs. 231/2002 (art. 4) fissa un termine di 30 giorni quando le parti non hanno pattuito nulla, e prevede interessi di mora in caso di ritardo (art. 5). Per applicarli nel tuo caso confrontati con il tuo commercialista. Il modo più semplice per evitare dubbi resta scrivere sempre i termini nel preventivo e in fattura.
Non c’è una soglia fissa, ma oltre i 60 giorni di ritardo senza risposte è il momento di valutare la situazione con il commercialista o con un legale.
