Scadenzario fornitori: come organizzare i pagamenti senza sorprese

Il fornitore che ti chiama perché il bonifico non è arrivato. La fattura pagata due volte perché era finita in due email diverse. L’addebito della RiBa che scopri solo quando lo vedi sull’estratto conto, proprio nella settimana in cui il conto era più scarico.

Se gestisci da solo la tua attività, sai di cosa parlo. Il problema non è la volontà di pagare: è che le uscite arrivano da tante direzioni diverse (fatture, canoni, rate, addebiti automatici) e nessuno le mette in fila.

Lo strumento che le mette in fila è lo scadenzario fornitori. È l’altra metà dello scadenzario aziendale: se lo scadenzario clienti ti dice cosa deve entrare, quello fornitori ti dice cosa deve uscire e quando. Vediamo come impostarlo e come usarlo per pagare in tempo, senza sorprese.

Cos’è lo scadenzario fornitori

Lo scadenzario fornitori (chiamato anche scadenzario passivo) è l’elenco di tutti i pagamenti che devi fare, ordinati per data di scadenza.

Non contiene solo le fatture dei fornitori. Dentro ci vanno tutte le uscite programmate, anche quelle che tendiamo a dimenticare perché arrivano da sole:

• fatture ricevute da fornitori e collaboratori;
• canoni di affitto, leasing e noleggi;
• rate di finanziamenti e mutui;
• abbonamenti a software e servizi;
• utenze con addebito diretto;
• gli F24 che ti prepara il commercialista, con la loro scadenza.

Avere tutto in un unico elenco ti permette di sapere in ogni momento quanto devi pagare nelle prossime settimane, e quindi se il conto è pronto a sostenerlo.

Cosa inserire nello scadenzario fornitori

Come per lo scadenzario clienti, servono poche colonne, sempre compilate:

Una distinzione importante riguarda la modalità di pagamento. Con il bonifico sei tu a dover agire. Con la RiBa e l’addebito diretto, invece, il pagamento parte in automatico alla scadenza: non devi fare niente, ma devi assicurarti che sul conto ci siano i soldi.

Come organizzare i pagamenti ai fornitori

Avere l’elenco è il primo passo. Il secondo è decidere come e quando pagare, invece di farlo ogni volta che arriva una fattura.

1. Fissa dei giorni di pagamento

Scegli uno o due momenti fissi (per esempio ogni venerdì, oppure il 10 e il 25 del mese) e fai tutti i bonifici in quei giorni. Così eviti di aprire l’home banking dieci volte al mese e hai sempre il controllo di cosa è partito.

2. Controlla la fattura prima di pagarla

Prima di ogni pagamento verifica che la fattura corrisponda a quanto concordato: importo, quantità, prezzi, dati intestati correttamente. Un controllo delle fatture passive fatto bene ti evita di pagare cifre sbagliate e poi dover inseguire una nota di credito.

3. Segna le uscite automatiche

RiBa, addebiti diretti e rate vanno inserite nello scadenzario come tutte le altre voci. Sono le uscite che sorprendono di più, proprio perché non richiedono nessuna azione da parte tua.

4. Aggiorna lo stato subito

Appena fai un pagamento, segnalo come pagato e annota la data. È il modo più semplice per non pagare due volte la stessa fattura, soprattutto quando i solleciti del fornitore arrivano dopo che hai già saldato.

Entrate e uscite insieme: la vista che ti serve davvero

Lo scadenzario fornitori dà il meglio di sé quando lo guardi accanto allo scadenzario clienti e alla gestione dei crediti. Mettendo insieme cosa deve entrare e cosa deve uscire, ottieni una previsione semplice della liquidità delle prossime settimane.

Nell’esempio, la seconda settimana chiude in negativo. Saperlo con qualche settimana di anticipo ti permette di agire: sollecitare un incasso, spostare un pagamento d’accordo con il fornitore, oppure semplicemente tenere da parte la liquidità necessaria.

Gli errori più comuni

• Pagare a memoria, man mano che le fatture arrivano, senza una visione d’insieme.
• Dimenticare le uscite automatiche (RiBa, addebiti, rate) e trovarsi il conto scoperto.
• Non segnare i pagamenti fatti, con il rischio di pagare due volte.
• Ignorare le note di credito: se il fornitore ti ha riconosciuto uno storno, va scalato dal pagamento.
• Tenere le scadenze in posti diversi: email, home banking, agenda. Lo scadenzario deve essere uno solo.

Un modello pronto per iniziare subito

Se vuoi partire senza costruire il file da zero, puoi scaricare gratuitamente il Kit Scadenzario di Amministria. Ci sono già i fogli per clienti e fornitori, un semaforo automatico che evidenzia cosa è in scadenza o scaduto e un cruscotto che fa i totali da solo. È lo stesso strumento che uso con i miei clienti.

Quando conviene delegare i pagamenti

Tenere aggiornato lo scadenzario, controllare le fatture, preparare i bonifici: ogni settimana sono attività che tolgono tempo al tuo lavoro, e basta un periodo intenso per perdere il filo.

Con il servizio di supporto amministrativo di Amministria mi occupo io di scadenzario fornitori, controllo delle fatture passive e organizzazione dei pagamenti. Tu ricevi l’elenco di cosa c’è da pagare, già controllato, e decidi tu quando autorizzare. Se vuoi capire se fa al caso tuo, fissiamo una call conoscitiva gratuita.

Nota: Amministria si occupa della parte organizzativa e gestionale delle attività amministrative. Per gli aspetti fiscali e contabili fa sempre riferimento il tuo commercialista.

Domande frequenti